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2021/05/14

【Neets Blog】これからの会議室のあるべき姿とは

Keigo Tomita
ブログ

著:Neets A/S クレア・シェンブリ *本記事はNeets本国スタッフによるコーポレートブログを和訳したものです

あなたの会議室は将来の準備ができていますか?会議室の設備を最大限に活用し、会議室テクノロジーがどのように将来にも対応できるのかを学んでいきましょう。

いつも使用されている会議室はあなたのビジネスを素晴らしく見せていますか?あなたのビジネスがポジティブでありパートナーに好印象を与えたい場合、これはとても重要なポイントです。これを達成するには、会議室を全てが必要なところでうまく機能する刺激的な部屋に改修することです。これにより出席者全員の期待を超えて行く会議を開催し、永続的な印象を残し、彼らが行動を起こすためのモチベーションや刺激を与えることができます。

この記事では将来的に会議室を設計する際に影響を与えることになる、来るべき傾向と最善方法のいくつかを見ていきます。

企業イメージの向上

あなたの会社が会議やイベントを開催する場合でも、他社の会議を主催する場合でも、最高品質の会議室の設備を用意することは非常に重要です。会議参加者の体験はあなたの評判に大きな影響を与える可能性があります。機器が古くなっていたり正常に機能しない場合、あなたの会社または所有する施設内で会議を主催した会社はプロフェッショナルではなく見える可能性があり、それは企業競争上の優位性に長期的な影響を与える可能性さえあります。

今日ではすべての業界で激しい競争があり、この競争は今後も拡大し続けるでしょう。したがって、競争に対する優位性を維持することは将来のビジネスの持続可能性と存続のために不可欠です。これを怠るとビジネスへの敬意と関心も時間とともに失いかねません。

市場での競争力を維持するにはハードワークと努力が間違いなく必要です。ただしあなたが会議を開催している場合はすでに順調に歩んでいるといえます。

会議を開催すると言うことは、あなたは自分自身をその分野でのエキスパートや権威として見なすことができます。エキサイティングなプレゼンテーションやネットワークイベントのために専門家を集めることは業界へのコミットメントであり、その発展を表明することになります。また、あなたが前向きであり、探究と改善の願望を持っていることを明示することになり、結果、まわりの人にあなたとあなたの会社のアイデンティティに対しての大きな感銘を与えるのに役立つ重要な役割を担います。

最新技術の設備を備えたモダンな会議室はあなたとあなたの会社が進歩的で革新的であることを体現し、企業イメージの向上に対してのより優れた連想を生みます。会議室のテクノロジーが意図したとおりに機能する場合、それは参加者にとっての思い出に残る体験としてセットされ、参加者自身のネットワークで共有します。

センス(感性)の活性化

一杯のコーヒーとネットワークで構成されたいくつかの平凡なプレゼンテーションによる会議は、実際には小さな話題と名刺を交換するだけのようなもので、もはや十分ではありません。現在そして将来に渡ってあなたの会議が成功するためには、その会議の参加者が刺激を受け、やる気を起こさせることが不可欠です。

参加者は会議に出席するために勤務時間外に時間を取っていると言うことを考えてみてください。参加者が日常では得られない何かを経験することを期待していると仮定することは論理的です。スマートに設計された会議室は参加者の期待を超えるのに役立ちます。

研究によると会議の参加者は感性が刺激されると反応が活性化されます。これは彼らの興味とモチベーションが高まり、特別でユニークな何かを経験しているという感覚が高まることを意味します。

会議室テクノロジーの利用によってさまざまな方法で実現することができます。

  • プレゼンテーションの内容を視覚的に刺激的なものにします。画像、動画または美的センスのあるグラフィックをプレゼンテーションに含めていきます。PowerPointにスライドアニメーションを追加するのと同じくらい簡単です。

  • たとえば、プレゼンテーションの合間に異なったBGMを再生することは音による刺激として有効です。また、すべての参加者が何が起こっているのかを明確に聞き取ることができるように、適切な音量レベルで高音質を確保する必要があります。

  • 技術的要素に加えて、他の機器や会議室のレイアウトも慎重に考慮する必要があります。これらは部屋の雰囲気を改善し、参加者の感性を大いに刺激する可能性があるためです。これには、照明、壁のアートワーク、テーブルの植物、または外の美しい景色が見えるようにすることなどが含まれます。

  • テクスチャは触覚を刺激するのに非常に効果的であり、会議室のインテリアにさまざまなテクスチャを追加することでメリットを得ることができます。カーペット、室内装飾品、カーテン、および対照的なテクスチャ(荒さと滑らかさ、自然な物と人工的な物、艶消しと艶あり)の装飾アイテム(花瓶やランプなど)で装飾することで、部屋にさまざまなテクスチャを導入できます。

これは典型的な会議室の概念には少しカジュアルすぎるように聞こえるかもしれませんが、実際に現代の専門家による傾向は、まるで自分の家の延長のようにより柔らかに、より快適な視覚と感覚を兼ね備えています。
Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash

準備

ここからは施設内で開催される個別の会議の準備の一環として、会議室の最新テクノロジーへの投資を考えてみましょう。

その会議室に適切なテクノロジーを導入し最適に機能するようにすることで、今後の会議の準備にかかる時間を大幅に節約することができます。機器はすべて揃っており、設置されてすぐに使用できるということは、全ての登壇者と各プレゼンテーションで使用する機材を手配したり調整をする必要はありません。

会議室に適したテクノロジーの準備に投資することで、会社の柔軟性も向上します。柔軟性とは会議を主催する能力に影響することなく、新しいあるいは技術的変更の要求が簡単に発生する可能性があるという事実を指します。

以前は必要だと思案していたデバイスではなく、必要になった時にデバイスの電源を入れるだけの簡単な操作です。実際にはいままでのAV制御システムは簡単ではありませんでした。最新のテクノロジーでは、同じコントロールデバイスからすべての入力チャネルを切り替えることができるため、どの会議室、特に将来の会議室でも不可欠なガジェットになります。

テクノロジーの分離

あなたが以前の環境に後任の責任者として就いた場合、次のような状況にどう対処しますか?

今日の会議でのプレゼンターと連絡を取り、このプレゼンターが自分のプレゼンテーションを表示するために自分のコンピューターを大画面に接続する必要がある方法について話し合っています。ただし、プレゼンターが到着するなり、コンピューターだけでなくタブレットも接続する必要があることを伝えて来ました。

このような状況ではパニックに陥り、解決策を見つけようとしていますが、このような時に限ってプレゼンターが遅刻していることがあり、会議の参加者を苛立たせます。おそらく登壇者とあなたは、タブレットを接続する必要のない解決策で落ち着くとでしょうがしかし、登壇者はこれに満足するでしょうか?

しかし、発生する可能性のある技術的ニーズを満たすことができるテクノロジーを会議室にインストールすることで、このような特殊な状況へのセーフガードとなり、落ち着いて対処することができます。そして、これはプレゼンテーションと会議全体にプラスの効果をもたらします。

とても多くの場合、技術的に厄介な原因が見てとれます。会議室のテクノロジーに気がついたすべての会議や類似したイベントを振り返ると、技術的問題が起こっていた時期であったことがわかります。テクノロジーはそれが適切に機能していない時に顕著となります。

したがって、最も効果的な解決策は、常に最適に機能し、デジタルツールを操作することを意識させないほどに使いやすい会議室用の機器を用意することです。センセーショナルで感性を刺激する側面を持ちながらテクノロジーの管理を分離し、コンテンツに焦点を当てた会議を実現するーそれがあるべき姿です。

永続的なテクノロジー

あなたとあなたのビジネスに可能な限り最高の結果をもたらす将来を見据えた会議室を作るときには、永続的なテクノロジーを選択することが不可欠です。これは長期的にみて現実的な目的のないトレンドや不要なガジェットを避けるように努めなければならないことを意味します。

会議室のテクノロジーを選択するときは、テクノロジーの正確な目的を考慮することが重要です。エキサイティングなガジェットを思い描いている場合は、最初にこのガジェットを使用する目的が将来的にも実質的価値があるかどうかを判断してください。

たとえば、音声もビデオも無くなる技術ではないため、音声とビデオの再生のための技術機器は常に実質的価値があります。どちらも非常に長い間存在し使われ続けてきたため、それらがない世界あるいは単なる会議室を想像することは困難です。したがって、たとえばオーディオ入力とビジュアル入力の両方を制御できるAVシステムを購入することは将来的に優れた投資になる可能性があります。

会議室の設備に関して常に考慮する価値のある側面の1つは環境です。将来、広くすべての分野で環境に配慮したソリューションによって特徴付けられるため、会議室のテクノロジーを使用して環境にプラスの影響を与えることができます。

印刷物としてすべての情報が各参加者に配布され会議終了時にゴミ箱に捨てられることに比べて、モニターやプロジェクターの使用という代替案は環境に優しい選択になる可能性があり、これはスタート地点として良い箇所でしょう。

省エネソリューションも非常に有効です。会議室やイベントが終了した後、プレゼンターや参加者が部屋を出る前に電気やその他の電子機器を消すことを考えるでしょうか?それはないでしょう。そしてそれは理にかなっています。前述のように参加者と会議を開催する人々の主な焦点は、もちろん会議自体の内容と活動にあるべきです。この場合一定時間室内に動きがないことを検知するセンサーなどの設備を検討することは有益となります。これにより全員が退室した後、センサーが自動的に照明やその他の電子機器をオフにすることができるため、不必要なエネルギー消費からあなたと環境を節約できます。これらのセンサーは直感的なオールインワンの会議室制御システムであるタッチパネルでも利用できます。これらにより使用していないときに、必要なすべての機能とシステム全体を自動的にシャットダウンする機能を利用することができます。

Neetsのソリューションガイドでは、将来にも安定した施設構築に役立つ会議室用のあらゆる種類の機器を探索することができます。ここでは、この記事に記述されたテクノロジーの詳細を読んだり、新しいテクノロジーの発見や、将来の最適化テクノロジー機器の開発に関する情報を入手したりできます。

なぜテクノロジーの統合は良いアイデアなのかのおさらい

会議室の将来の計画にテクノロジーを統合することには数え切れないほどの利点があります。技術機器を使用して会議室を最適化するスマートな理由は、次の6つのポイントになります。

  • 会議室で最新のテクノロジーを使用していることは、あなたやあなたの会社が外の世界に配慮しコミットして会議を開催していることを表明しています。革新的なテクノロジーを使用している場合、これは社会がどのようになっていて、どこに向かっているのかをしっかりと認識していることを示しています。

  • 会議室のテクノロジーは、視覚的および聴覚的手段を使用するなど感性を刺激することにより、会議とその参加者を覚醒させるのに非常に役立ちます。

  • 必要になる可能性のあるすべての機器を装備することで、柔軟性を強化し煩わしく破壊的な技術的複雑化を回避します。

  • 究極の会議。つまり会議の内容と活動に絶対的に焦点を当てた会議を実現します。

  • 永続的なテクノロジーに投資し、それが幾度となく役立つことを体験してください。

  • 環境と電気代節約のためにも何か良いことを始めてください。

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