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2021/01/29

【Neets Blog】BYO-会議室でのソリューション

Keigo Tomita
メディア

著:エスケ.K.ハイルセン *本記事はNeets本国スタッフによるコーポレートブログを和訳したものです

2020年より世界は、予期せぬ事態に備えることの重要性を示しています。あらゆるデバイスやプラットフォームの持ち込みに対応できる会議室があると、ITマネージャーとして、予期せず拘束されることがなくなります。

会議室の互換性の課題

会議室は、これまで以上にさまざまなプレゼンター、会議の目的、長さ、および形式に対応する必要があります。利用可能なテクノロジーは、オフラインかオンラインかにかかわらず、成功する売り込み、ブリーフィング、ブレインストーム、またはその他の共同会議の妨げになることなく、多数のニーズをサポートする必要があります。

現代の会議室のソースには、ラップトップ(おそらく、さまざまなモデルやブランドのもの)、スマートフォンやタブレット、プロジェクター、ワイヤレス共有デバイス、マイク、Webカメラなどの他の個人用デバイスが含まれます。

AVシステムは、使用する機器、出席者、会議の種類に関係なく、シームレスに機能するのに十分な柔軟性を備えている必要があります。

ミーティングスペースにおけるBYOのコンセプト

会議室の互換性の課題は、会議室にBYOの概念を導入することで解決できます。近年、IT / AVの世界は、BYOを冠した略語の波に見舞われています。最もポピュラーな3つ次のとおりです。

BYOD ‒ Bring Your Own Device「個人所有のデバイスの持ち込み」
BYOM ‒ Bring Your Own Meeting「自分の会議の開催」
BYOA ‒ Bring Your Own Application「独自のアプリケーションを持参」

BYOD
BYODは、ITで広く使用されている用語で、従業員が会社から支給されたデバイスを使用する代わりに、個人所有のデバイスを使用して会社のアプリケーションや社有サーバー上の特権情報にアクセスできるようにする職場ポリシーを表します。

昨今で使われることの多い「会議室のBYOD」とは、会議室に設置されたハードコーデックや専用PCを使用する代わりに、個人用デバイスを会議スペースに持ち込む機能を指します。Solvo by Neetsは、BYOD会議室をサポートできる手頃な価格の会議室ソリューションです。

BYOM
BYOMは、プラットフォームに依存しないように設計された会議スペースを表す時に使用されます。つまり、ユーザーは、Microsoft Teams、Zoom、Google Meet、CiscoWebexなどの好みのWebベースまたはクラウドベースのビデオ会議アプリケーションを使用できます。

BYOA
BYOAは、デジタルホワイトボード、プロジェクト管理ツール、メモ取りツール、プレゼンテーションツールなど、従業員が提供された標準ソフトウェアを使用せずに、好みの生産性およびコラボレーションアプリを使用できるようにする会社のポリシーを説明する時に使用されます。

会議スペースにおいては、BYOAアプリは従業員の個人用またはプライベートデバイスで使用され、プロジェクター、ディスプレイ、またはインタラクティブホワイトボードを介して有線または無線で共有されます。

会議室でのBYOソリューションの利点

時間の節約
BYOの考え方として認識されている利点の1つは、従業員の生産性の向上です。授業員が選択したデバイスとアプリケーションの使用の許可は、操作を熟知しているため、ITのオンボーディングと会社が設備したツールの使用方法の学習に費やされる時間を大幅に節約できます。ここでのもう1つの利点は、ITサポートチケットの数が減ることです。会議運営では時間の節約が特に重要ですので、ITの問題で貴重な時間が浪費されることを防ぐことができます。

従業員満足度
好みのデバイス、ビデオ会議ツール、その他のコラボレーションアプリを自由に使用できることも、従業員の士気を高め仕事の満足度を高めると認知されています。 いくつかの企業は、BYOポリシーを採用戦略として、またテクノロジーに精通した若い労働力を引き付ける方法として採用しています。

イノベーション - 革新
知識ベースの社会経済では、高度なスキルを持つ従業員が最も価値のある企業の資産です。企業は、従業員の知識を育み、共有し、最大限に活用するための戦略を立てる必要があります。従業員が自分の最善の作業方法とコラボレーションを見つける自由と柔軟性を確保するBYO戦略は、知識の共有、アイデアの生成、生産性、効率、革新のための余地を提供します。

なぜ、より多くの会議室をビデオ対応にする必要があるのでしょうか?

リモートでのミーティングはゆっくりですが確実に、ほとんどの従業員の日常に浸透して来ています。 企業は世界各地に展開し、チームはいくつかの場所のオフィスに座っています。また、ある企業では、代理店やフリーランサーを外部委託しています。

COVID-19の流行により、2020年にリモートミーティングの必要性が高まり、従業員が感染防止措置としてテレワークが急増したためにリモートミーティングが突然不可欠になりました。感染の流行は、労働者に仮想コミュニケーションとコラボレーションの新しい現実を学びそして適応することを強いるという新しい働き方を形作りました。ニューノーマルは、企業の物理的インフラストラクチャとITインフラストラクチャに多くの要求を課します。

個々の作業環境には、ヘッドセット、マイク、Webカメラなどの会社支給のオーディオエンドポイントが装備されている場合があり、従業員は自分のデスクから直接リモートで共同作業を行うことができます。リモートでの会議が増えると会議室の使用状況が逼迫し、企業は需要の増加に対処するためにオフィススペースを会議スペースに転用することになります。

会議室で利用可能なテクノロジーは、会議の進行や中断したりする可能性があり、コミュニケーションの質と同僚とのコラボレーション時の出席者の有効性に大きな影響を与えます。技術的には、従業員は自分のラップトップだけを使用してビデオ会議を開催し、内蔵のマイク、スピーカー、およびカメラを使用することができます。

ただし、ノートパソコンは筐体そのものが少さいため、オーディオとビデオの再生品質はせいぜい「それなり」です。さらに、オンサイト出席者とリモート出席者が混在する会議では、ラップトップだけを使用して明確かつ効果的に通信することは困難です。このようなシナリオでは、オンライン会議やビデオ会議を容易にする専用ハードウェアが不可欠です。

BYODを意図したビデオ対応の会議スペースとはどのようなものでしょうか?

会議室は、ユーザーが必要なデバイスやアプリケーションを自由に使用できるようにするために、ユーザーが持ち込む可能性のあるデバイスとの互換性が高くなるように設計する必要があります。その際、IT部門は、会議室のAVシステムがシームレスな環境を提供し、ユーザーが「システムを機能させること」ではなく、会議に集中できるようにする必要があります。

会議スペースをユーザーのデバイスや目的のアプリケーションと互換性を持たせるには、いくつかのオプションがあります。選択肢としては、部屋のサイズ、新規設置なのか改修なのか、BYOD、BYOM、BYOAに関する会社の方針、予算上の制約など、いくつかの要因によって異なります。

ワイヤレスソリューション
ワイヤレスソリューションは、会議室に持ち込まれる個人用デバイスの種類に関して多くの柔軟性を提供し、ユーザーがラップトップ、タブレット、またはスマートフォンの画面を共有できるようにします。一部のワイヤレスソリューション(Airtame、Barco ClickShare、wePresent、Mersive Solsticeなど)は、ディスプレイまたはプロジェクターに接続されたレシーバーで構成されています。

ユーザーは、送信機を使用するか、アプリケーションを起動して画面を共有します。アプリケーションは無料またはサブスクリプションプランで利用できます。アプリ内では、ユーザーは、単一のウィンドウか、デスクトップ全体を共有するかを選択できます。より高度なアプリケーションには、ライブコラボレーションを容易にする注釈ツールが含まれます。

ワイヤレスソリューションの追加の利点は、プレゼンターが会議室の特定の場所にケーブルでつながれていないため、会議室での機動性が向上することです。ITチームにとっても、個人のデバイスを接続できるように有線接続用の特別なアダプターを提供する必要がないため、ワイヤレスソリューションは会議室で費やされるサポート時間の量も削減できます。

画面ミラーリング機能は、1人の会議出席者が個人のデバイスからディスプレイ画面にビデオアプリケーションを起動できるビデオ会議設定でも有効です。ただし、最適なビデオ会議運営においては、会議室の全員がはっきりと見られることや明瞭に聞こえるようにするために、追加の専用オーディオエンドポイントが必要になります。ワイヤレスカメラ、マイク、スピーカーを使用することもできますが、接続はたいがいにおいて強固でも安定的でもありません。有線オーディオエンドポイントをラップトップに接続すると、ワイヤレス画面共有ソリューションのメリットのほとんどが失われます。

有線ソリューション

有線ソリューションは、その名前が示すように、ユーザーが個人用デバイスをHDMIやUSBでディスプレイまたはAVシステムに接続するソリューションです。有線ソリューションは通常、デバイスがネットワークに接続されているかどうかに関係なく、より安定した接続や相互通信を提供します。

有線ソリューションは、HDMIケーブルを使用してパーソナルデバイスをディスプレイに接続するのと同じくらい簡単に、ユーザーがハブに接続するだけで、より複雑なセットアップを可能にします。ハブを使用する利点は、ユーザーが1本のケーブルを接続するだけで、ハブに接続されている他のすべての周辺機器に自動的に接続できることです。Solvo by Neetsはそのようなハブの代表例です。これは、個別のAV周辺機器を1本のUSB3.0ケーブル接続を介してディスプレイとユーザーのラップトップに接続する「システム」を作成するように特別に設計されています。

オーディオおよびビデオ周辺機器、ユーザーのデバイスからデータを転送し、ギガビットイーサネットインターフェイスをを介して会社のLANまたはインターネット・ネットワークへのアクセスを可能にします。CECテクノロジーは、切れ目のない会議運営を提供し、プレゼンターが交代した時に2番目のユーザーが自分のデバイスを接続するとすべての機器が自動的に切り替わり、あるいはオンになります。

より大規模なセットアップでは、Neets Control ‒UniFormやNeetsタッチパネルとコントローラーなどの制御システムを会議室に設置することで、利用可能なすべてのAV機器やブラインド等の環境装置を接続し、ユーザーがさまざまなデバイスを簡単に操作できる1つに集約されたインターフェイスを提供することができます。制御システムは、ワイヤレスおよび有線の画面共有、プレゼンテーション、およびビデオ会議をサポートします。



Neets Control - UniForm
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Solvo by Neets
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Neets 7" Touch Panel & TanGo controller
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BYOソリューションの詳細について

ミーティングの種類に関係なく、ユーザーが接続してミーティングを開始するのは簡単かつ迅速である必要があります。オンライン会議が開始されたら、オーディオとビデオの接続が安定し、部屋の全員がはっきりと見え、聞こえることも同様に重要です。

コラボレーミーティングの種類に関係なく、ユーザーが接続してミーティングを開始するのは簡単かつ迅速である必要があります。オンライン会議が開始されたら、オーディオとビデオの接続が安定し、部屋の全員がはっきりと見え、聞こえることも同様に重要です。

コラボレーション会議では、プレゼンターが部屋に持ち込む可能性のあるデバイスとの高い互換性が必要です。これらすべての要素には、ユーザーに焦点を合わせて慎重に設計された会議室のAVシステムが必要です。

Neetsでは、(IT / AVの責任者として)あなたと会議室のユーザーに可能な限り最高の体験を提供したいと考えています。会議室用の完全なAVソリューションをお探しの場合は、最寄りの販売店に連絡して、Neetsの詳細をお尋ねください。あなたの会議室と特定のニーズに合わせたソリューションを設計することができます。

AV制御システムと、それらが企業にプラスの変化をもたらす方法についての詳細やアドバイスについては弊社までお問い合わせください。

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