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2021/01/15

【Neets Blog】ビデオ会議専用の環境 対 BYODルーム

Keigo Tomita
メディア

著:スティーン. V. ラーセン *本記事はNeets本国スタッフによるコーポレートブログを和訳したものです

ハイブリッドモデルについて

COVID-19のパンデミックにより企業は事業運営、ITインフラストラクチャ、および企業ポリシーを再考する必要に迫られました。リモートコラボレーションは、結果、必然的に標準的な作業方法になりました。多くの企業が素早く対応し、パンデミックにおける働き方を受け入れています。

マッキンゼー(コンサルタント)が「ハイブリッド・バーチャル・モデル」と名付けたリモートワーカーとオンサイトワーカーの組み合わせ。しかし、何が最も理にかなってるのでしょう?専用のビデオカンファレンス環境とBYOD*ルームの違いは何でしょう?

(*BYOD=Bring Your Own Device:従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、業務に使用すること)

ハイブリッドモデルのメリット

ハイブリッド就労モデルを採用する理由はいくつかあります。パンデミックは、準備ができていないときにリモートで作業することを余儀なくされると、ビジネスが不安定になる可能性があることを示しています。このような作業モデルは、将来の混乱に備えて企業をより適切に準備するためのリスク管理操作と見なすことができます。

物理的なオフィスの制限を取り除くか、または減らすことで、企業はグローバルな人材プール、つまり世界中から新しい従業員を自由に呼び込むこともできます。物理的なオフィスがないことは、資産、設備、および減価償却に関連するコストも削減します。そして、多くの調査によると、リモートワークによって提供される柔軟性により、従業員のモチベーション、生産性、満足度が向上します。

ハイブリッドモデルのデメリット

100%リモートワーキングポリシーまたはハイブリッドモデルの履行は、多くの企業が2020年に考え始めたものではありません。逆に、いくつかの企業は過去にそのようなモデルの履行を試みましたが失敗しました。失敗の主な問題点は、共通の文化、結束、共有されたアイデンティティ、目的、および組織への信頼の欠如でした。

ハイブリッドモデルでは、物理的に一緒にいることの利点である対面するマネージャーと労働者のパワーバランスの欠如もありました。これらの企業は労働者の満足を経験しており、リモートの条件で働く時間が長くなるほど業績は悪化しました。

ビデオ会議によるコラボレーションの促進

リモートワークモデルやハイブリッドモデルには長所と短所がありますが、このCOVID-19による将来的変化は避けられません。フェイス・トゥ・フェイスによる相互作用やコラボレーションの経験、社会的結束は物理的に一緒にいることと完全に置き換えることはできません。テクノロジー(ここでは特に映像について言及しています)は、次善の経験を提供できます。作業とコラボレーションに必要なツールを労働者に提供するのはIT / AV部門に委ねられています。

ここでは、企業環境向けのビデオ会議ソリューションの市場における2つの主要な二極化傾向、専用のVC(ビデオ会議)環境とBYOD(個人所有のデバイスの持ち込み)ルームについて説明します。

専用のビデオ会議環境

オプション1:専用ビデオ会議環境

ビデオ会議ソリューション市場における主要なトレンドの1つは、特定のプラットフォームを中心に構築された専用のビデオ会議ハードウェアです。一例として、Ciscoは、オンライン会議やチームコラボレーションのためのさまざまなハードウェアとソフトウェアで構成される独自のビデオ会議環境を作成しました。

市場に出回っている他のプレーヤーであるMicrosoft TeamsとZoomは、SaaSアプローチを採用しています。彼らのビジネスモデルは、Microsoft TeamsRoomsまたはZoomRooms用の認定会議室/ビデオ会議ソリューションを作成するハードウェアベンダーとの提携に基づいています。これらの認定ソリューションは、LogitechやLenovoなどのベンダーによって構成されています。

メリット

ユーザーフレンドリー(使いやすさ)

専用ビデオ会議環境は通常、会議進行の中心としてのタッチパネル等のインターフェイスで構成されます。ソリューションを構成するその他の周辺機器には、ディスプレイまたはインタラクティブボード、スピーカー、Webカメラ、マイクなどがあります。

タッチインターフェースは、会議への参加、会議の開始、電話の発信、プレゼンテーション、マイク、カメラ、スピーカーのオン/オフなど、必要ないくつかの機能を提供します。タッチパネルのインターフェースデザインは、ビデオ会議ソフトウェアベンダーが作成した標準デザインです。

CiscoのTelepresenceTouchなどの一部のソリューションは、モディファイ(変更)や機能を拡張、室内のデバイス制御機能を含めることができます。Cisco Touch10パネルとのNeets製品の統合はユーザーにとってのメリットを最大化できます。

ITセキュリティ

会議室に専用のビデオ会議環境を設けることで、従業員は選択され承認されたコラボレーションアプリを使用することができます。ほとんどの環境には高レベルのセキュリティ機能とコンプライアンス機能があり、従業員は安全に通信できます。さらに、すべての主要なプラットフォームには、管理者がアクセスの管理、設定とポリシーの構成、デバイスの管理などを行うことができる管理プラットフォームがあります。

保証された高品質のオーディオとビデオ

専用のビデオ会議ハードウェアは、通常、AV業界で長い歴史を持つメーカーによって作成されます。これらのメーカーは業界の大物であり、高品質の機器を提供するための確かな実績があります。さらに、企業環境でのビデオ会議など、1つのアプリケーション用に特別に設計された機器は、高レベルで実行す るための機能と仕様の理想的な組み合わせを備えています。これは、万能の製品を製造・提供する家電ベンダーの製品とは対照的です。

社内コミュニケーションに最適

全体として、1つの特定のUCプラットフォームに合わせて調整された専用のビデオ会議ソリューションは、大企業にとって理想的です。このような組織は、複数のサイトにわたる標準化されたソリューションに関心を持っているため、このようなソリューションは、ITチーム(オンボーディングとサポートを行う1つのシステム)とユーザー(学習する1つのシステム)にとって経済的に意味があります。

デメリット

限られた柔軟性

前述の専用ビデオ会議ソリューションは、人々が同じプラットフォームを使用し、トピックについて話し合うだけでよいビデオ会議に最適です。ただし、従業員が外部のパートナーと話したい場合、システムによりかなり制限が出てきます。外部パートナーが別の専用ビデオ会議ソリューションを使用する組織で働いている場合はどうなるでしょう?組織に、会社所有のデバイスでの他のビデオ会議ツールの使用を禁止するポリシーがある場合はどうなるでしょう?ユーザー、利害関係者、および幅広いビデオ会議サービスの提供の多様性は、ユーザーが効果的にコラボレーションできるようにするために、ビデオ会議ツールの選択に柔軟性が必要であることを意味します。

会議室用のAV機器の購入を決定する際には、会議での使用シナリオを確認する必要があります。個人用デバイスを持参せずに会議に参加する人は何人いますか?コンテンツが共有される会議を開催する人は何人いますか?また、さまざまなブランド間の互換性の問題についてはどうでしょうか。ほとんどの専用VCソリューションでは、ラップトップなどの個人用デバイスを使用する必要がないため、Meet、Zoom、Microsoft Teamsなどの他のビデオ会議プラットフォーム用のウェブカメラ、スピーカー、マイクなどのさまざまな機器を使用する可能性がありません。

個人用デバイスを使用するには、ユーザーはデバイスをHDMIケーブルでディスプレイに接続する必要があります。これにより、さまざまな問題が発生する可能性があります。1つは、Macbookとの互換性の問題である可能性があります。現在、市場に出回っているほとんどのソリューションは、ワイヤレス画面共有ソリューションをサポートしていません。したがって、さまざまな入力を切り替えるには、複数の入力を備えたディスプレイと、Neets Control ‒UniFormなどの制御システムが必要になります。

Shadow IT

大規模な組織では、シャドーITとはプライマリシステムの制限を回避するために、中央のIT部門以外の個人または部門によって使用展開されるITシステムを指します。シャドーITシステムは、将来の中央ITソリューションの革新とインスピレーションにつながる可能性がありますが、制御とセキュリティに関する組織のリスクも増大させます。

従業員は会議室で提供されている現在のビデオエンドポイントソリューションに制限があると感じた場合、それらの会議室を使用せず、承認されていないソリューションを個人のデバイスにダウンロードすることで回避策を見つけることができます。これは、ITシステムのセキュリティ侵害のリスクが高まり、会議室のソリューションへの投資が無駄になる可能性があります。

コスト

専用のビデオ会議ソリューションの価格帯は、メーカーとアプリケーション(ハドルルームと会議室など)によって異なります。さらに、一部のソリューションでは、デバイスの管理と監視のために、デバイスごとに月額ライセンスが必要です。たとえば、Microsoft Teams Roomのライセンスは、標準オファーの場合はデバイス1台あたり月額$15、プレミアムオファーの場合はデバイスあたり月額$50です。大規模なインストールの場合、コストは即座に跳ね上がる可能性があります。

Neets CiscoTelepresence TouchIntegrationを使用して専用ビデオ会議環境の機能を拡張する

Ciscoには、Cisco Touch 10パネルで制御できるビデオ会議ソリューション(コーデック、スピーカー、Webカメラ、インタラクティブボードなどで構成)がいくつかあります。パネルは、会議進行の中心として機能します。Neets制御システムをCiscoソリューションに統合することで、タッチインターフェースを拡張し、ユーザーが同じインターフェースから室内の周辺機器(照明やカーテンなど)とビデオ会議を制御することが可能になります。

BYODビデオ会議室

オプション2:BYODビデオルーム

市場でのもう一つの潮流は、ユーザーが自分の個人用デバイス(および好みのビデオ会議アプリケーション)を会議室に持ち込み、接続して会議室を開始するBYOD(個人所有のデバイスの持ち込み)ビデオルームです。

メリット

柔軟性

BYODビデオルームの概念は、企業の要件とユーザーのニーズに一致するシステムを提供するため、IT部門に多くの柔軟性を提供します。ある意味で、オプションは無限です。BYODビデオルームでは、ITチームは、シームレスに連携するさまざまなベンダーのさまざまなデバイスで構成されるシステムを自由に組み合わせることができます。

BYODルームには、さまざまなデバイスブランドとの互換性を高めるために、複数の接続オプション(有線および無線など)を設定できます。BYODの原則は、ハードウェアがユーザーが会議中に使用したいアプリケーションを制限しないことも意味します。Solvo by Neetsを使用すると、ユーザーはさまざまなデバイスやブランドを幅広く組み合わせて使用することができます。ビデオルームの参加者は、自分のデバイスを持参し、Solvo by Neets付属のUSB3.0ケーブルをラップトップに接続するだけです。

CECテクノロジーは、接続されたディスプレイのオンとオフを切り替え、ユーザーのラップトップからの信号検出時に、接続されているすべての機器の電源を自動的に管理します。

コスト

BYODビデオルームの柔軟性は、IT部門が予算を守りながら、利害関係者のニーズを満たすソリューションを作成できることを意味します。BYODの原則に基づいて構築されたビデオ会議システムは、必要に応じて、また予算が時間の経過とともに変化するにつれて、スケールアップおよびスケールダウンできます。マイク、ウェブカメラ、スピーカーなどの追加の機器が必要になるため、専用ビデオ会議ソリューションのコストは通常高くなります。

BYODビデオルームは低コストです。それは部屋のサイズと特定の要求に依存します。が、さまざまなデバイスやブランドをハブに接続できる可能性があるため、追加の機器や特定のUCプラットフォームに投資する必要はありません。

デメリット

ユーザーサイドで発生する複雑さ

ソフトウェア開発での主要な問題は「フィーチャークリープ」です。これは、開発プロセス中に、合意された元の要件を超えてプロジェクト要件を増やす傾向があります。

BYODビデオルームの仕様を作成するときにも同じことが起こり得ます。機器が提供する柔軟性により、要件やデバイスをさらに追加したくなる可能性があり、会議室を不必要に機能的にする可能性があります。会議室で接続したりコンテンツを共有したりするにはデバイスやオプションが多すぎると、複雑でユーザーを混乱させる可能性があります。これにより、サポートチケットが増え、ITチームの作業負荷が増加します。

重要なポイント

一般に、専用のハードウェアソリューションが内部コミュニケーションに適しています。ニーズに応じて、専用のハードウェアソリューションは、UCプラットフォームに関して、より高いセキュリティと標準化されたエクスペリエンスを提供します。1つのサイズですべてのモデルに適合します。ただし、今後のソリューションを決定する際には、柔軟性と価格設定が重要です。

BYODビデオルームは、Zoom、Microsoft Teams、Slackなど、現存するほとんどの通信プラットフォームに柔軟な会議サポートを提供することで、ベンダーによるロックされたエクスペリエンスを取り除きます。BYODビデオルームは、組織が会議スペースを使用して、これらのプラットフォームのいずれかを介してビデオ会議会議を開催および受け入れる可能性を提供します。ユーザーは優先するUCプラットフォームを使用するだけなので、外部の会議に参加するのは簡単です。これにより、生産性にプラスの効果がもたらされます。主催者は、自分のラップトップを使用してビデオ会議を開始するだけで、会議室のテクノロジーを会議とリモートの参加者に橋渡しし、同じコラボレーション体験に参加することが出来ます。


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