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2020/11/27

【Neets Blog】チームの一部がリモートワークしている従業員を管理するため の10のヒントとツール

Keigo Tomita
メディア

著:Neets CEO マイケル・J・クリステンセン *本記事はNeets本国スタッフによるコーポレートブログを和訳したものです

リーダーシップの実践に関するこれらのヒントとデジタルツールおよびハードウェアの提案から、出社と在宅勤務といった場所が混在するチームの管理を成功させる方法を学びます。

在宅勤務は単なる将来のトレンドではありません‒それは今ここに存在しています。現状に照らして見ると、在宅勤務は「ニュー・ノーマル」になりつつあります。企業は、一部の従業員(おそらくチーム全体でさえ)がリモートで作業するという新しい現実に対応するために調整および適応する必要があります。

このシナリオには、管理に関する特有の一連の課題が伴います。リモートの従業員を管理するには、効果的なコミュニケーションとリーダーシップを実現するための特定のスキルセットとさまざまなツールが必要です。これらの課題はさておき、リモート/部分的にリモートの作業ポリシーは、企業に刺激的な機会を生み出します。それは地理的な障壁に関係なく最高の人材を採用できるようにし、従業員が自らの明確なワークライフバランスを作成する自由を与えます。

早速にその現実、利点、課題、およびそれらの課題を克服してロケーションが混在したチームでの成功を得るためのヒントとツールを探ってみましょう。

2020年における在宅勤務の状況

BufferとAngelistは、3年連続で、リモートワークの状況というレポートを編集しました。このレポートでは、3500人以上の労働者のリモートワークの経験について調査しました。レポートからのいくつかの統計と結論は次のとおりです。

  • 回答者の98%は、残りのキャリアのために、少なくとも一部の時間は自宅で仕事をしたいと考えています。
  • 回答者の97%が他の人にリモートワークを勧めます。
  • 回答者の70%は、リモートで作業する時間に満足しています。
  • 回答者の80%は自分の家で働いています。
  • 回答者の43%は、フルタイムのオフィスワーカーとフルタイムのリモート従業員が混在する企業で働いています。

リモートでの作業により気づいた利点

従業員にとってリモートまたは部分的にリモートで作業することの利点はたくさんあります。1つは場所の独立性です。つまり、どこからでも作業できる柔軟性があります。調査によると、ほとんどのリモートワーカーは自分の家の快適さから仕事をすることを選択しますが、場所の独立性により従業員は仕事をしながら世界中を旅することができます。

リモートワークは通常、特に異なるタイムゾーンで作業するグローバルチームでの柔軟なスケジュールを提供します。労働時間を週の中で分散し個人的な生活に合わせるということを、ほとんどのリモートワーカーがとても大切にしています。

特に自宅で仕事をしている場合、場所の独立性に関連するもう1つの利点は通勤する必要がないことです。通勤は、特に朝の通勤に時間がかかりストレスの多い大都市の居住者にとって、大きな問題になる可能性があります。在宅勤務は、家族との約束のために遠くまで旅行する気がない人々にとっては、会社をより魅力的にします。

さらに、通勤を回避することで労働者の輸送コストを節約し、二酸化炭素排出量とエネルギー使用量を削減することで環境に利益をもたらすことができます。

リモートワークに関する問題と課題

多くの大きなメリットがあるにもかかわらず、リモートワークの利点だけを見ていても、ライフスタイルを正確かつ公正に把握することはできません。リモートでの作業にはいくつかの欠点と課題があります。それは次のようなものです。

孤独

リモートワーカーは、オフィスで物理的に一緒にいることの社会的側面を失ってしまいます。つながりの欠如を感じることは、部分的にリモートを行うチームで悪化する可能性があります。リモートワーカーは、他のワーカーと物理的に一緒にいないため、組織内の部外者のように感じる場合があります。

勤務時間のほとんどをコーヒーショップやコワーキングスペースなどではなくホームオフィスで過ごすことを選択した在宅勤務者は、毎日長期間人間とのやり取りがないため、孤独にさらされやすくなっています。

ヒント1:
孤独は従業員のモチベーションに影響を与え、メンタルヘルスに悪影響を及ぼします。テキストメッセージやメールではなく、同僚を「目にしたり」「話したり」することで、人間関係を築き、孤独感と闘うことができます。ビデオ会議プラットフォームでの「対面」のやり取りをサポートするために必要なデジタルインフラストラクチャが会社にあることを確認してください。

例としては、 Zoom、GoToMeeting、Microsoft Teams、Cisco Webex Teams、Slack、 BlueJeans、StarLeafなどがあります。

ヒント2:
リモートの従業員に1対1のビデオ通話で頻繁にコンタクトして、彼らに自らの価値を感じてもらいます。

ビデオ会議用アプリケーションの例

ワークライフバランスの低下

理論的には、リモートワークは趣味や活動を追求するための多くの時間を解放し、友人や家族と過ごす時間を解放します。ただし、現実はまったく異なる可能性があります。

在宅勤務や仕事用の個人用デバイスの使用は、滑りやすい坂道になる可能性があります。仕事時間と自由時間の境界が非常に曖昧になり、精神的にスイッチを切るのを忘れがちです。過労は精神的に負担がかかり、すぐに燃え尽き症候群につながる可能性があります。いつ作業を開始し終了するかについてのルールを作成するには、規律が必要です。

ヒント3:
従業員が24時間年中無休で対応できるとは思っていないということを明確に伝えます。

ヒント4:
生産的な時間を最大限に活用するためにスケジュールを調整するように促します。仕事と子供に関連する他の数多くの行動をやりくりする必要がある親には、柔軟なスケジュールが必要です。

ヒント5:
ProofHub、Hubstaff、Harvestなどの時間管理ツール/アプリを活用して、チームがどのように時間を費やしているかに関するデータを収集します。これらのアプリは、リーダーがチームのワークロードを管理するのに役立ち、チームメンバーが最も生産的である時期に関する貴重な洞察を提供します。

ヒント6:
リモートで作業するための専用スペースを自宅に作成することを提案します。さらに一歩進めるために「ホームオフィス手当」を与えることで、 快適で人間工学的で生産性の高いホームワークスペースを作成するために必要な機器を購入できるようにしてください。

不可欠なホームオフィス機器には、モニター、マウスとキーボード、Webカメラ、およびヘッドセットが含まれます。

コラボレーションと知識の共有

リモートとオフィスのワーカーが混在する場合の重要な課題は、効果的なコミュニケーションです。これは、2つのグループが異なるコミュニケーション方法をとるためです。

当然のことながら、同じオフィスに座っているワーカーは、同僚と口頭でコミュニケーションをとることを好みます。これは、最も簡単で、最も速く、最も効果的なコミュニケーション方法です。ただし、ワーカーが即席のオフライン会議や会話を適切に文書化できない場合、リモートワーカーが効果的にコラボレーションして適切に仕事をすることは、不可能ではないにしても困難になります。リーダーとして、情報階層が最下部のリモートワーカーとの関係を確立できるようにする責任があります。

その他の悪い行動の例として、会社のすべてのコミュニケーションをSlackやMicrosoftTeamsなどのリアルタイムのチャットベースのシステムに移行することです。このコミュニケーション方法は、同僚同士がすばやく相互連絡するのに便利ですが、すぐに混乱する可能性があります。ディスカッションは無視され、重要なメッセージは他のメッセージの無限の流れに埋もれ、絶え間ない通知は気を散らして時間を無駄にし、従業員は何が起こっているかについていくために絶えずオンライン状態にいなければならないと感じてしまいます。異なるタイムゾーンで作業しているチームの場合、一部のチームメンバーが眠っている間に重要な会話が行われ、チームメンバーが関与して価値を共有することが不可能になる可能性があります。

コラボレーションと知識の共有に伴う課題は、労働者の帰属意識、ビジネスへの忠誠心、仕事への意欲、同僚への信頼を損なうことです。チームとして成功するために効果的なコラボレーションがいかに重要であるかということの強調はできません。

ヒント7:
オフィス文化の透明性と「十分なコミュニケーション」の創造を目指しましょう。オンサイトワーカーとリモートワーカーが混在している場合、全員が同じページにいることが不可欠です。そのため、コミュニケーションを取りすぎや、知識の過剰な共有をすることをしてはいけません。

ヒント8:
効果的なドキュメントと最善の実践(ベストプラクティス)のための知識を主導しましょう。これを有効にするには、すべてのチームが同じリソースと情報にアクセスできるように、クラウドベースのアプリケーションとサーバーが必要です。このようなプラットフォームの例としては、Microsoft365やG-Suiteがあります。

ベストプラクティスの例には、オフィスでの会議の議事録の作成、ビデオ会議の記録と録画、ワードプロセッサのコメント機能などの組み込みコラボレーションツールの使用、Asana、Monday、Basecamp、Trelloなどのプロジェクト管理ツールが含まれます。

コミュニケーションにおける感情的な文脈の欠如

デジタル通信によって驚異的な偉業を成し遂げることができましたが(人類の歴史上、グローバルチームと呼ばれるものを作成することはこれまでにありませんでした!)、いくつかの点が欠けています。

ボディランゲージ、発声、 表情といった非言語的手がかりはコミュニケーションに不可欠であり、句読点、顔文字、GIFに置き換えることはできません。文章は自由に解釈でき、この曖昧さは従業員の不安を引き起こし、チームメンバー間の緊張を生み出す可能性があります。

Emojis (絵文字) は効果的なコミュニケーションのすべてではありません

ヒント9:
コミュニケーションの曖昧さは、チームの精神と士気に致命的な影響を与える可能性があります。人間関係を築き、コミュニケーションを改善するために、お互いを見て話し合う必要性を過小評価しないでください。

バーチャル空間でのコーヒーブレイクなどの行動を主導し、従業員がお互いを知るように促します。同僚と知り合い、彼らが直接話す方法に精通することは、彼らの書面によるコミュニケーションをより正確に解釈するのに役立ちます。

オンサイト(オフィス内)チームに関してはどうでしょう?

この文章のほとんどは、場所が混在するチームを構築するためのリモートワークへの初めのアプローチを採用するためのヒントに触れてきました。当然のことながら、リモートワーカーが成功するには、マネージャーからの注意、リソース、および独自のリーダーシップスキルが必要です。とはいえ、オンサイトのワーカーは、離れた場所にいる同僚とのコラボレーションに成功するためのツールも必要です。

ヒント10:
ヒント#10は、したがってオンサイトの場所を最適化することに充てています。前述の基盤とアプリケーションとは別に、オフィスでは、リモートコラボレーションを成功させるための従業員に対するセットアップとして、適切なAV機器を備えた会議スペースが必要です。

オフィスに必要な会議スペースの数は、オンサイトの従業員の規模、企業文化、オンサイトのコラボレーション方法など、いくつかの要因によって異なります。会社の種類や規模に関係なく、場所が混在するチームが存在する組織では、すべての会議スペースにビデオ会議をサポートするAVシステムが必要です。

さまざまなサイズの会議室でのAVシステムとはどのようなものでしょう?

ハドルスペースと小さな会議室

ハドルルームのアイデアは、予定外の短い会議用で2~4人が座れるように設計された予約不要なミーティングスペースを持つことです。同僚の邪魔にならないように、デスクから離れて会話やビデオ通話ができるスペースが理想です。

ビデオ対応のハドルスペースには、少なくとも、ディスプレイ、Webカメラ、および接続用のHDMIケーブルが装備されている必要があります。より包括的なソリューションには、ウェブカメラ、マイク、Neetサウンドバーなどのスピーカー/サウンドバー、およびNeet Solvoなどのすべてのデバイスを接続するハブを用意します。

スタンダード/ミディアムサイズの会議室

中規模の会議室は通常5~8人を収容し、さまざまな目的、スタイル、長さの会議をサポートするためのさまざまなAV機器を備えています。会議室の一般的な機器には、ディスプレイ、サウンドシステム、またはサウンドバー、すべての会議参加者がはっきりと見えるようにするPTZカメラ、マイク、および機器に接続するためのケーブルが含まれます。Barco ClickShare、AirTame、MersiveSolsticeなどのワイヤレス画面共有ソリューションを導入することもできます。

より高度なソリューションには、Neets Control ‒UniFormなどのキーパッド制御システムが含まれます。ユーザーフレンドリーなインターフェイスを提供し、会議の参加者がソースを切り替えて、部屋の機器を1か所から簡単に制御できるようにします。または、Neets EasyConnectなどの組み込みのキーパッドコントローラーを備えたデスクケーブル管理ソリューションを選択して、すべてのケーブル接続を1つのテーブルにまとめて、アクセスしやすく、見栄えを良くすることもできます。

大きな会議室またはカンファレンスルーム

大規模な会議室(役員会議室やカンファレンスルームとも呼ばれます)は、10~20人を収容できます。部屋には大型ディスプレイ(75インチ以上)またはプロジェクターとスクリーンが含まれます。その他の必須機器には、壁に取り付けられたスピーカーシステム、部屋に戦略的に配置された1つ以上のWebカメラとマイク、オーディオアンプ、Neets Control ‒TanGoや7 "タッチパネルなどのタッチベースの制御システムがあります。

タッチコントロールインターフェースは、会議室に優雅さと高級感を加えます。さらに、このタイプのインターフェースは、キーパッドコントローラーと比較して、より拡張された機能を提供するため、より複雑なAV設置のある広い部屋に適しています。


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Neets タッチパネル & TanGo
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Solvo by Neets
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Neets Control - UniForm
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まとめ

オンサイトとリモートワーカーで構成される成功したチームを構築することは難題である場合があります。ただし、最先端のデジタルツール、ハードウェア、リーダーシップスキル、および企業文化を適切に組み合わせることで、このような働き方の組み合わせを、関係するすべての人にとって豊かでやりがいのある経験にすることができます。


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